REGULACJE PRAWNE

E-Faktura to elektroniczny odpowiednik faktury papierowej, zawierający te same dane i posiadający taką samą wartość pod względem prawnym.

W Polsce ok. 10 procent wystawianych faktur to e-Faktury. Tymczasem w Wielkiej Brytanii stanowią one aż 90 procent.

Zgodnie z wytycznymi Komisji Europejskiej (Agenda Cyfrowa dla Europy), e-Faktura powinna stać się głównym systemem fakturowania w Europie do 2020 roku.

 

POLSKA

Do końca 2013 r. definicja oraz stosowanie e-Faktur uregulowane było w rozporządzeniach Ministra Finansów. Obecnie faktura elektroniczna podobnie jak „zwykła” faktura zdefiniowana jest w ustawie z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54, poz. 535). Ustawa określa również co rozumiemy przez zapewnienie autentyczności pochodzenia, integralności treści oraz czytelności faktury. Wskazuje na sposoby dochowania tych elementów oraz reguluje kwestie związane z wyrażeniem zgody na otrzymywanie faktów w formie elektronicznej. 

Wytyczne Komisji Europejskiej w Polsce realizuje Krajowe Wielostronne Forum Elektronicznego Fakturowania działające przy Ministerstwie Gospodarki. Jego rolą, podobnie, jak w pozostałych państwach Unii Europejskiej, jest przede wszystkim zebranie doświadczeń w zakresie elektronicznego fakturowania na lokalnym rynku po to, aby móc realizować Agendę Cyfrową dla Europy i utworzyć m.in. krajową strategię elektronicznego fakturowania. 

Dokładna treść podstawy prawnej znajduje się w art. 2, 106m i 106n ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw : http://isap.sejm.gov.pl/Download;jsessionid=62EDE6C44B9754AAF94129059E03F746?id=WDU20130000035&type=1

      

FIRMA

Polski rynek rozwija się zgodnie z trendem europejskim. Przedsiębiorcy powoli decydują się na wprowadzanie e-Faktur. Sprzyjają temu nowe regulacje prawne oraz rozwiązania techniczne – jak na przykład serwisy ułatwiające zarządzanie e-Fakturami. Jednak wciąż jesteśmy w tyle za pozostałymi państwami Unii Europejskiej. Najszybciej zmiany wdrażają duże przedsiębiorstwa. Firmy z sektora MSP podchodzą do e-Faktur z większym dystansem.

Do końca 2012 roku barierą we wprowadzaniu usługi elektronicznego fakturowania dla wielu firm było stosowanie sformalizowanego podpisu elektronicznego i systemu elektronicznej wymiany danych (EDI). Obecnie istnieje możliwość zapewnienia wiarygodności e-Faktur za pomocą dowolnych kontroli biznesowych. 

Od początku 2013 roku nie ma już także obowiązku wyrażenia przez odbiorcę formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej. Kwestię tę pozostawiono w gestii umownej stron. Na otrzymanie faktury elektronicznej wystarczy zgoda ustna lub np. domniemana, czyli opłacenie pierwszej faktury elektronicznej przez klienta.

Tak jak w przypadku faktur papierowych, faktury elektroniczne powinny mieć zapewnioną przez wystawcę odpowiednią wiarygodność. Kwestia ta dotyczy trzech cech autentyczności: pochodzenia, integralności treści i czytelności.

 

OSOBA FIZYCZNA

E-Faktury są równorzędne fakturom papierowym pod wszystkimi względami. Nie muszą być drukowane ani w celu przedstawienia ich w Urzędzie Skarbowym, ani w celu archiwizacji. Wystarczy, że zostaną zapisane na nośniku umożliwiającym łatwy dostęp. Jedynym warunkiem, jaki powinny spełniać e-Faktury jest (tak jak w przypadku ich papierowych odpowiedników) zapewnienie przez wystawcę odpowiedniej wiarygodności. Kwestia ta dotyczy trzech cech autentyczności: pochodzenia, integralności treści oraz czytelności.

E-Faktury to ogromne ułatwienie i wygoda dla konsumentów. Klienci wybierający e-Fakturę zyskują pewność, że rachunek zostanie im dostarczony na czas, a dostęp do niego będą mieć praktycznie 24 godziny na dobę, z każdego miejsca na świecie (wystarczy dostęp do Internetu). Faktury elektroniczne łatwo jest przechowywać. Wystarczy zapisać je na dysku, w pamięci przenośnej, albo korzystać z możliwości archiwizacji faktury w portalu internetowym wystawcy. Dokumenty elektroniczne są ponadto dużo bezpieczniejsze od papierowych – dostęp do danych jest zabezpieczony poprzez system logowania i protokół SSL, a ryzyko, że trafią w niepowołane ręce jest dużo niższe niż w przypadku wysyłanych pocztą, tradycyjnych faktur. Dodatkowo wiele firm oferuje specjalne bonusy lub zniżki za usługi w wypadku przejścia klienta na e-Fakturę.

Żeby korzystać z e-Faktur, wystarczy zgłosić tę potrzebę usługodawcy. Może to być zgoda ustna, wypełnienie odpowiedniego formularza, lub wysłanie e-maila czy smsa z hasłem do aktywacji. Od początku 2013 roku wystarczy również zgoda domniemana, czyli opłacenie pierwszej otrzymanej e-Faktury.

 

EUROPA

Analizy europejskiego rynku e-Faktur i standardy tego rynku wyznacza w Europie Europejskie Wielostronne Forum na rzecz elektronicznego fakturowania, działające przy Komisji Europejskiej. Najważniejszym dokumentem, zgodnie z którym państwa UE dostosowują swoje przepisy do wspólnych norm, jest Agenda Cyfrowa dla Europy. Stanowi ona jeden z siedmiu filarów strategii Europa 2020, która ustala cele dla wzrostu UE do 2020 r.

Celem w zakresie elektronicznych płatności i fakturowania jest utworzenie Jednolitego Europejskiego Obszaru Płatniczego (SEPA). 

 

FIRMA

Obecnie w Europie wystawia się ponad 33 miliardy faktur.[1] Mniej więcej połowa z nich trafia do konsumentów. Reszta to faktury wystawiane w sektorze B2B i publicznym. W większości europejskich państw tradycyjne fakturowanie odchodzi do lamusa. Ponad 75 procent firm zatrudniających powyżej 250 osób korzysta z e-Faktur. Liderami rynku są kraje skandynawskie, gdzie e-fakturowanie jest powszechne również w sektorze publicznym.

E-Faktury opłacają się Europie. Szacuje się, że firmy stosujące rozliczenia za pomocą faktur elektronicznych wypracowują roczne oszczędności rzędu ponad 240 miliardów Euro.

Obecnie Komisja Europejska pracuje nad stworzeniem jednolitego systemu międzynarodowej wymiany faktur.

 

 

[1] Źródło, Billentis, E-invoicing/E-Billing In Europe, 2012

Faktura papierowa jest bezpieczniejsza.


Zobacz, jakie to proste!

Dowiedz się więcej >


85 procent Polaków otrzymuje faktury w wersji papierowej

Zobacz wszystkie trendy >

TOP

THEME OPTIONS

Header type:
Theme Colors:
Color suggestions *
THEME
* May not have full accuracy!